5. Промени и рискове

Управлявайте промените, преди да се превърнат в проблем

Почти всеки проект се отклонява в някаква степен от първоначалния план. Рискът не възниква от самата промяна, а когато тя е установена късно, не е оценена, не е документирана или е приложена преди необходимото съгласуване.

Допустимата промяна може да бъде управлявана. Необясненото отклонение или промяната със задна дата могат да засегнат дейностите, сроковете и допустимостта на разходите.

Акварелна проектна история за ранно разпознаване на рискове, избор на решение, одобрение на промяна и продължаване към общата цел

Основни понятия

Разграничете риска, проблема, отклонението и промяната

Те описват различни ситуации и изискват различна реакция.

Риск

Бъдещо несигурно събитие, което може да повлияе върху проекта.

Все още не се е случило — има време за превантивна реакция.

Проблем

Събитие, което вече е настъпило и изисква конкретно действие.

Трябват отговорник, решение и срок, а не само обсъждане.

Отклонение

Разлика между планирания ход и реалното изпълнение — дата, стойност, продукт, участие или индикатор.

Не всяко отклонение е формална промяна, но значимото трябва да бъде оценено.

Промяна

Съзнателно решение да бъде изменена част от организацията или одобрения проект.

Точната процедура зависи от договора и правилата на програмата.

Оценка преди действие

За всяка промяна отговорете на шест въпроса

Една малка корекция в срока може да засегне възлагането, продукта, индикатора и отчетния период.

Не оценявайте промяната изолирано. Проследете целия ѝ ефект върху проекта.

Какво се променя?

Дейност, срок, бюджет, продукт, партньор, индикатор или член на екипа.

Защо е необходимо?

Посочете реалната причина, подкрепена с факти и документи.

Какво друго се засяга?

График, бюджет, възлагане, продукти, партньори и отчетни периоди.

Запазва ли се целта?

Промяната не трябва да превръща проекта в различна инициатива.

Нужно ли е съгласуване?

Проверете дали се изисква уведомяване, одобрение или договорно изменение.

Кой проследява решението?

Определете автор, дата, основание, документи и последващи задачи.

Ниво на промяната

Определете правилния път за действие

Практически ориентир — конкретното третиране винаги се проверява спрямо правилата на програмата.

Оперативна корекция

Организира ежедневната работа, без да променя одобрения обхват.

вътрешна среща;
разпределение на задачи;
работна версия;
вътрешен срок.

Документирана промяна

Има значение за изпълнението и отчета, без непременно да засяга договора.

последователност на задачите;
замяна на експерт;
начин на организация;
място на провеждане.

Възможно уведомяване

Засяга елемент, за който програмата следва да бъде информирана.

контактни данни;
екип;
забавяне;
информация в системата.

Предварително одобрение

Засяга одобрени договорни или съдържателни параметри.

дейности и продукти;
индикатори и срокове;
бюджет и партньори;
ключови характеристики.

Вътрешното решение на партньорството не замества необходимото одобрение от програмата.

Области на въздействие

Проверете шестте основни части на проекта

Една промяна рядко засяга само един елемент.

Дейности и обхват

Запазват ли се целта, продуктът, партньорските роли и трансграничната стойност?

Срокове и график

Има ли време за възлагане, изпълнение, приемане и правилно отчитане?

Бюджет

Допустимо ли е прехвърлянето и има ли отражение върху други дейности и съфинансирането?

Екип и партньори

Запазени ли са компетентностите, приемствеността, ролите и необходимите упълномощавания?

Продукти и характеристики

Променят ли се предназначението, количеството, качеството, функционалността или възлагането?

Индикатори и целеви групи

Остават ли целевите стойности постижими и надежден ли е източникът на данни?

Регистър на рисковете

Запишете риска така, че да може да бъде управляван

Регистърът не е списък за архива. Той се актуализира и използва при вземането на решения.

Всеки риск трябва да има собственик и момент за повторен преглед.

РискКакво може да се случи?

ПричинаКой фактор може да го предизвика?

ВероятностНиска, средна или висока.

ЕфектВърху срок, бюджет, продукт, качество или партньорство.

ПревенцияКакво правим преди настъпването?

Резервен планКак реагираме, ако се реализира?

СобственикКой следи и задейства реакцията?

ПрегледКога отново оценяваме риска?

Ранни предупреждения

Следете сигналите преди кризата

Проблемите рядко се появяват внезапно — обикновено оставят поредица от ранни следи.

Повтарящо се закъснениеЗадачите постоянно се преместват.

Непълен продуктИма части и версии, но няма реалистичен план за край.

Бързо изразходванеРазходите напредват по-бързо от дейностите.

Ниско участиеЦелевата група и партньорите не се включват достатъчно.

Забавено възлаганеКлючова процедура още не е започнала.

Чести смени в екипаЗнанието се губи и няма приемственост.

Липса на актуални данниИндикаторите и бюджетът не се обновяват.

Само обсъжданеПроблемът няма решение, отговорник или срок.

Единен процес

Реагирайте в шест последователни стъпки

Решението приключва, когато е приложено, отразено и проследено.

Установете

Опишете риска, проблема или отклонението с конкретни данни.

Оценете

Проверете ефекта върху срок, бюджет, продукти и партньори.

Спрете необратимото

Не поемайте ангажимент преди изясняване на процедурата.

Изберете решение

Сравнете вариантите, разходите, сроковете и остатъчния риск.

Съгласувайте

Получете необходимото вътрешно и програмно одобрение.

Актуализирайте

Променете плановете и проследете дали решението работи.

Основание и решение

Документирайте цялата история

първоначално положение и установен риск;
причина и засегнати дейности;
оценка на ефекта и разгледани варианти;
избрано решение и вътрешно одобрение;
кореспонденция и получено съгласие;
актуализирани план, бюджет и задачи;
доказателство за изпълнението на решението.

Кореспонденцията трябва да показва какво точно е разрешено и при какви условия.

Критично предупреждение

Не разчитайте на одобрение със задна дата

Промяната се решава вътрешно.
Дейността или разходът се изпълняват.
При отчета се установява нуждата от предварително съгласуване.
Търси се потвърждение за вече извършеното.

При съмнение първо изяснете процедурата, а след това изпълнявайте промяната.

Регистър на промените

Не оставяйте решенията само в електронната поща

Един общ регистър показва какво е променено, защо, от кого и с какъв резултат.

Номер и датаОписаниеЗасегната дейностПричинаЕфект върху срок и бюджетНеобходимо действиеОтговорно лицеУведомяванеПолучено решениеУсловияАктуализирани документиСтатус

Контролна карта

Преди да приложите промяната

Описано е точно какво се променя.
Причината е конкретна и доказуема.
Оценено е отражението върху целия проект.
Целта и трансграничната логика се запазват.
Проверени са договорът и правилата.
Определено е нужното уведомяване или одобрение.
Не е поет необратим финансов ангажимент.
Решението е взето от компетентните лица.
Всички партньори са информирани.
Планът, бюджетът и регистрите са актуализирани.
Остатъчният риск се наблюдава.

Рискови сигнали

Кога промяната вече е проблем

Вече е приложенаСъгласуването се търси след дейността или разхода.

Причината е общаЛипсват факти и доказателства.

Оценен е само един ефектНе са проверени свързаните части.

Вътрешно решениеПриема се погрешно за програмно одобрение.

Различни версииФормулярът, бюджетът и графикът се разминават.

Прикрито неизпълнениеСрокът се мести без анализ на причината.

Няма собственикНикой не отговаря за реакцията.

Няма повторен прегледНе е проверено дали мярката работи.

Продукт без индикаторНовото решение вече не води към целта.

Разход преди решениеАнгажиментът е поет преди изясняване.

Управлявана промяна

Промяната е управлявана, когато…

Историята може да бъде доказана при отчет и проверка, а проектът продължава към същата цел.

е установена навреме;
рискът и причината са разграничени;
ефектът е оценен цялостно;
разгледани са реалистични варианти;
получено е нужното одобрение предварително;
решението има автор, дата и основание;
всички свързани документи са актуализирани;
партньорите работят по една версия;
разходите следват одобреното решение;
резултатът от промяната се проследява.

← Назад към „Изпълнение и отчитане“