2. Организация на изпълнението
Доброто изпълнение зависи от това дали всички партньори знаят кой взема решенията, кой изпълнява задачите, кой проверява документите и кога информацията трябва да достигне до водещия партньор.
Организирайте дейностите, финансите, доказателствата и отчетите като един общ процес, а не като отделни задачи на различни хора.
Работеща структура
Те не са задължително отделни длъжности. Важното е всяка функция да има ясен собственик.
Следи общата посока и партньорството.
Организира съдържателното изпълнение.
Свързва дейностите с бюджета и документите.
Осигурява проследимост на целия процес.
Ясна отговорност
Една задача не е организирана, когато има само изпълнител.
Лицето или органът, който има право да одобри действието, промяната или резултата.
Конкретният партньор и член на екипа, който извършва задачата.
Хората и страните, от които са необходими данни, документи или становища.
Лицето, което прави вътрешна проверка на съдържанието, бюджета и доказателствата.
Лицето, което потвърждава приключването и съхранява окончателния комплект.
Общ работен поток
Организирайте движението на всяка дейност предварително.
Уточнете задачата, срока, партньора, бюджета и очаквания резултат.
Проверете правилата, възлагането, допустимостта и изискванията за видимост.
Проведете дейността и събирайте доказателствата още в момента на изпълнение.
Потвърдете, че продуктът или услугата съответства на договореното и одобреното.
Осчетоводете документите, извършете плащането и завършете комплекта за разхода.
Въведете, проверете и съхранете дейността и разходите в проектния архив.
Партньорски ритъм
Следете задачите, сроковете, решенията, продуктите, доказателствата и рисковете. Всяка среща завършва с: какво, кой и до кога.
Разглеждайте общата картина: работни пакети, индикатори, бюджет, възлагания, промени и готовност за отчет.
Оставете време за събиране, проверка, корекции, превод, качване в системата и консолидиране.
Уточнете кой се уведомява, кога се включва ръководството и кога е необходим контакт с програмния орган.
Обмен на документи
Документите трябва да се движат по предвидим път между подготовката, проверката, подписването и отчитането.
Документът се подготвя и може да бъде редактиран.
Изпраща се на конкретен проверяващ с ясно очаквано действие.
Съдържанието е потвърдено от компетентното лице.
Съхранява се отделно и не се заменя с редактиран файл.
Точният документ, който се прилага към отчета или системата.
Управление на решенията
Организира ежедневната работа, без да променя одобрения проект.
Засяга повече от един партньор и трябва да бъде съгласувано и документирано.
Влияе върху бюджета, възлагането, плащането или допустимостта на разхода.
Засяга дейности, срокове, партньори, индикатори или договорни условия.
Контролна карта
Ранни предупреждения
Готовност за работа
Всеки партньор разбира своята роля, а водещият партньор вижда общата картина навреме.