6. Партньорски отчет

Свържете работата, разходите и доказателствата в един отчет

Партньорският отчет показва какво е изпълнил партньорът през отчетния период, как това допринася за общия проект и с кои документи се доказват дейностите, продуктите и платените суми.

Не започвайте от фактурите. Започнете от изпълнените дейности и проследете кои разходи и доказателства принадлежат към тях.

Международен екип подготвя общ партньорски отчет край река и мостове

Последователност на връзката

Проследете пътя от дейността до отчетната позиция

Шестте стъпки трябва да могат да бъдат прочетени като една непрекъсната история.

Дейност, продукт, доказателство, разход, бюджет и отчетна позиция, свързани в шест последователни стъпки

Фактурата доказва стойност и задължение, но не доказва сама по себе си, че дейността е изпълнена и продуктът е приет.

Работният плот на отчета

Една история, разказана от всички части

Наративът, продуктите, разходите, плащането, счетоводството и приложенията трябва да водят към една и съща отчетна позиция.

Акварелен работен плот, който свързва дейности, наративен отчет, продукти, разходи, бюджет, плащане, счетоводен запис и приложения

Четирите части на партньорския отчет

Наративна част — реалното изпълнение и напредъкът.
Финансова част — разходи, плащания, ДДС, валута и счетоводство.
Продукти и индикатори — постигнати стойности и източници на данни.
Приложения и декларации — доказателства, приемане и програмни документи.

Критични финансови проверки

ДДС е отделено и въведено в правилното поле.
Плащането е реално и проследимо до задължението.
Счетоводният запис има ясна аналитична връзка с проекта.
Датите и стойностите съвпадат във всички източници.
Сложните позиции са кратко и конкретно обяснени.

Вътрешна проверка

Разделете подготовката и проверката между ясни роли

Човекът, който е въвел информацията, не трябва да бъде единственият, който я е проверил.

Последователност от отговорник за дейности, финансов експерт, втори проверяващ и упълномощено лице

Всяка роля потвърждава различна част от отчета: изпълнението, финансовите данни, съответствието и окончателното подаване.

Готовност и подаване

Подгответе окончателния пакет и го подайте в JEMS

Окончателната версия трябва да бъде последователна, четима, архивирана и готова за въпроси.

Папка Партньорски отчет с отметка и надпис Готов за подаване

Окончателен отчетен пакет

наративът и финансите си съответстват;
всички приложения са в окончателна версия;
файловете са ясно именувани;
подаденият комплект може да бъде възстановен от архива.

Лаптоп с JEMS за електронно подаване, партньорски отчет и архивиране

Електронно подаване в JEMS

въведени са всички задължителни полета;
приложенията се отварят и са свързани правилно;
запазено е копие на подадения пакет;
следят се сроковете за въпроси и разяснения.

Искане за разяснение

Отговорете точка по точка и посочете точно какво е коригирано

Използвайте номер на позицията, име на файла, страница, дата и стойност. Когато е необходимо, поправете не само приложението, а и съответното поле в системата.

разделете искането по въпроси и позиции;
дайте факт, обяснение и документ;
запазете историята на корекциите;
не заменяйте файл без пояснение.

Акварелна пътека и указателни табели за помощ и подкрепа

Последна проверка

Преди подаване потърсете липсите и несъответствията

Контролна карта

отчетният период е правилно определен;
всяка дейност води към продукт или резултат;
всяка финансова позиция има ясно описание;
номерата, датите, сумите и ДДС съвпадат;
плащането и счетоводното отразяване са доказани;
продуктите са проверени и приети;
липсват дублирани позиции и непопълнени полета;
извършена е проверка от второ лице.

Рискови сигнали

Наративът и финансовата част не съвпадат Разходът няма ясна връзка с дейност ДДС не е въведено отделно Липсва платежно доказателство Липсва аналитично счетоводство Различни стойности в документите Прикачен продукт без приемане Доказателства, създадени след отчета

Готовност за подаване

Партньорският отчет е готов, когато…

Окончателната версия може да бъде проверена, подадена и възстановена от архива без допълнителни предположения.

показва реалното изпълнение;
разходите водят към дейности и продукти;
основанието, приемането и плащането са доказани;
сумите, датите и ДДС са последователни;
сложните позиции са обяснени;
няма липсващи полета или дублиране;
пакетът е проверен от второ лице;
подадената версия е архивирана.

← Назад към „Изпълнение и отчитане“