7. Проектен отчет

Съберете партньорските отчети в една обща проектна история

Проектният отчет не е механичен сбор от отделни партньорски отчети. Той показва как дейностите, продуктите, индикаторите и разходите на цялото партньорство се събират в един последователен проектен резултат.

Партньорските отчети описват отделните части. Проектният отчет трябва да покаже как тези части работят заедно.

Екип от партньори консолидира общ проектен отчет край река и мостове

Разграничете отчетите и ролите

Четири гледни точки към един общ проект

Всеки документ и всяка роля имат различна функция. Консолидацията започва с ясно разграничение.

Партньорски отчет

Показва какво е изпълнил конкретният партньор.

неговите дейности и разходи;
доказателствата и продуктите;
приноса към индикаторите;
проблемите и отклоненията.

Проектен отчет

Показва общия напредък на партньорството.

изпълнение по работни пакети;
общи продукти и резултати;
проектни индикатори;
консолидирани разходи.

Водещ партньор

Събира, проверява, консолидира и подава.

изисква корекции;
проверява съответствието;
комуникира с програмните органи;
проследява одобрението и плащанията.

Проектни партньори

Предоставят навременна и проверима информация.

коригират несъответствията;
потвърждават стойностите;
съхраняват подадения пакет;
следят задачите и сроковете.

Водещият партньор консолидира, но не може да замени липсващата или непроверена информация на партньорите.

Готовност на партньорските отчети

Проверете кои отчети могат да бъдат включени

ПодаденВ процес на проверкаПотвърден / верифициранЧастично готовЗабавенИзключен от текущия отчет

Проектният отчет трябва ясно да показва кои партньори и кои отчетни периоди включва.

Обхват на отчета

Определете какво влиза в текущия период

включените партньорски отчети;
един и същ отчетен период;
започнати и приключили дейности;
готови проектни продукти;
текущи и кумулативни индикатори;
проверени разходи;
отложени позиции;
дейности без разходи.

Не позволявайте наличността на финансовите данни сама да определя описанието на проектния напредък.

Консолидиране по работни пакети

Превърнете отделните приноси в една проектна логика

Следвайте структурата на одобрения проект, а не реда, в който партньорите са изпратили информацията.

Шест стъпки за консолидиране на партньорски приноси в проектен отчет

Съберете приносите от всеки партньор.

Подредете ги по работни пакети и цели.

Премахнете повторенията при общи дейности и продукти.

Покажете съвместния принос на партньорството.

Оценете общия напредък спрямо плана.

Определете следващите стъпки и зависимостите.

Общата проектна история

Свържете наратива, продуктите, индикаторите и финансите

Проектният отчет трябва да може да бъде възстановен от проверими партньорски данни, без дублиране и без логически празнини.

Акварелен работен плот с карти, отчети, продукти, индикатори, разходи и доказателства, свързани в общ проектен отчет

Пет въпроса към наратива

Какво постигна партньорството?
Как партньорите работиха заедно?
Какъв е напредъкът спрямо плана?
Какви проблеми са възникнали?
Какво конкретно предстои?

Един продукт — една проектна версия

определете окончателната версия;
посочете отговорния партньор;
приложете общото приемане;
премахнете дублираните чернови;
покажете реалния партньорски принос.

Проверими проектни стойности

Консолидирайте данните, без да смесвате техния статус

Продукти и индикатори

текуща, натрупана и целева стойност;
остатък до целта;
надежден източник на данни;
еднакви определения при всички партньори;
проверка за двойно броене.

Проектната стойност не винаги е сбор от партньорските стойности.

Финансова информация

разходи по партньори и категории;
проверени и коригирани суми;
усвояване и остатък;
съфинансиране и валути;
съответствие с общия бюджет.

Разграничете извършени, заявени, проверени, одобрени и възстановени суми.

Консолидираща таблица

партньор и отчетен период;
статус и включена сума;
корекции и отложени позиции;
основни дейности и продукти;
липси и последващи действия.

Таблицата трябва да показва и готовността на съдържателната част.

Съответствие между партньорите

Проверете общите дейности като един проект

Еднакви описания и датиРоли според одобрения формулярЕдна окончателна версия на продуктаИндикатори без двойно броенеРазходи, следващи физическия напредъкПромени, отразени навсякъдеСъгласувани следващи стъпкиЕднакви актуални данни

Акварелен указател на пътека, символизиращ управление на рискове и промени

Промени и забавени отчети

Оценете общото отражение

какво липсва и кой е отговорен;
ефект върху срока и общия продукт;
въздействие върху индикаторите и бюджета;
конкретен вътрешен краен срок;
решение какво може да бъде включено;
документирана комуникация;
актуализиран риск и остатъчно въздействие.

Партньорският проблем става проектен, когато засяга общ продукт, индикатор, срок или бюджет.

Вътрешна проверка на проектния отчет

Проверете общия документ през няколко независими роли

Дори когато партньорските отчети вече са проверени, общата проектна логика трябва да бъде прегледана отделно.

Последователност на проверка от партньор, водещ партньор, финансов контролер, контрол на качеството и одобрение

Координаторът проверява работните пакети, продуктите и следващите стъпки.

Финансовият координатор проверява сумите, корекциите и бюджета.

Отговорниците за резултати потвърждават окончателните версии и стойности.

Упълномощеното лице потвърждава и подава окончателния пакет.

Подаване, разяснения и одобрение

Запазете точната версия и проследете целия път на отчета

Папка Проектен отчет с отметка и надпис Готов за подаване

Окончателен проектен пакет

включените партньори са потвърдени;
сумите и индикаторите са сверени;
продуктите са в окончателна версия;
отклоненията са отразени;
точната версия е архивирана;
партньорите са информирани.

Лаптоп за електронно подаване на отчет и облачен архив

Електронно подаване в JEMS

попълнени са всички задължителни полета;
приложенията се отварят;
запазен е експорт или копие;
отбелязана е датата на подаване;
следят се въпросите и сроковете;
всяка корекция е проследима.

Искане за разяснение

Обединете партньорските отговори в една проектна позиция

Разделете въпросите на проектни и партньорски, задайте ясни срокове, съберете отговорите в общ формат и проверете дали не си противоречат.

Разпределете въпросите.
Дайте конкретни срокове.
Проверете фактите и документите.
Актуализирайте всички засегнати полета.
Покажете какво точно е коригирано.
Запазете историята на версиите.

Одобрена сумапо проект и партньори

→

Получено плащанепри водещия партньор

→

Дял на партньораясно изчислен

→

Превод и счетоводствопроследими и архивирани

Последна проектна проверка

Потърсете несъответствията преди програмният орган да ги открие

Контролна карта

ясно е кои партньорски отчети са включени;
отчетният период е единен;
общите дейности са описани последователно;
приносът на всеки партньор е видим;
дублираното съдържание е премахнато;
продуктите са в окончателна версия;
индикаторите са без двойно броене;
сумите водят към партньорските отчети;
промените са отразени на проектно ниво;
пакетът е проверен и архивиран.

Рискови сигнали

Механично копирани партньорски текстовеЕдин продукт е отчетен няколко пътиИндикаторите не могат да бъдат възстановениОтчетите са от различни периодиФинансовият и физическият напредък се разминаватВключени са непотвърдени разходиПромените са описани само от един партньорНяма проследяване на плащанията

Проектният отчет е готов, когато…

Разказва една обща, проверима проектна история

Партньорските приноси, проектните продукти, индикаторите, финансовият напредък и рисковете могат да бъдат проследени от източника до окончателно подадената версия.

следва работните пакети и целите;
показва съвместния принос;
няма дублиране на дейности и стойности;
финансовият и физическият напредък съвпадат;
разходите имат ясен статус;
промените са обяснени на проектно ниво;
пакетът е проверен от водещия партньор;
точната версия е подадена и архивирана.

← Назад към „Изпълнение и отчитане“