1. След одобрението

Започнете от одобрения проект

Одобрението е началото на изпълнението, но не означава, че всяка част от първоначалната идея може да бъде реализирана свободно. Договорът, одобреният формуляр, бюджетът и програмните правила определят какво трябва да бъде изпълнено, в какъв срок и при какви условия.

Преди първата дейност превърнете одобрените документи в ясна работна основа за целия екип и всички партньори.

Международен проектен екип превръща одобрена проектна папка в план с етапи, бюджет, дейности и резултати

Работната основа

Кои документи определят изпълнението?

Четете ги като един общ пакет. Всеки документ допълва останалите и определя различна част от договорните задължения.

01

Договорът за субсидия

Определя официалните ангажименти, срокове и условия на проекта.

начална и крайна дата;
общ бюджет и финансиране;
отчетни периоди и плащания;
специални условия, промени и анекси.

Прегледайте основния текст заедно с всички приложения и последващи изменения.

02

Одобреният формуляр

Показва какво точно е одобрено за изпълнение.

цели, дейности и работни пакети;
партньорски роли;
продукти, резултати и индикатори;
график и комуникационни дейности.

Работете по окончателно одобрената версия, а не по по-ранна чернова.

03

Одобреният бюджет

Свързва планираните ресурси с конкретните дейности и партньори.

бюджет по партньори и категории;
външни услуги, доставки и оборудване;
съфинансиране и ограничения;
планирани периоди за разходите.

Наличието на бюджет не е достатъчно — разходът трябва да е свързан с одобрена дейност.

04

Споразумението и правилата

Уреждат вътрешните отношения и програмните изисквания.

разпределение на отговорностите;
вътрешни срокове и обмен на документи;
движение на средствата и решенията;
изпълнение, комуникация, отчетност и контрол.

При неяснота не разчитайте на предположение — потърсете официално разяснение.

Карта на одобрения проект

Извадете най-важното от документите

Превърнете одобрената информация в кратка работна карта, която показва как проектът ще бъде изпълнен и доказан.

Всяка дейност трябва да има отговорник, срок, бюджет, очакван резултат и предварително определени доказателства.

01

Какво?

Конкретната дейност, задача или продукт, който трябва да бъде изпълнен.

02

Кой?

Отговорният партньор и конкретният член на екипа.

03

До кога?

Договорният срок, срокът в плана и вътрешният срок.

04

С какъв бюджет?

Партньорът, категорията и планираният ресурс.

05

С какво доказателство?

Доклади, списъци, снимки, приемане, плащане и други документи.

06

Какъв резултат?

Продукт, индикатор, целева стойност или друга измерима промяна.

Първи действия

Шест стъпки преди първата дейност

Подредете проекта така, че изпълнението и отчитането да започнат едновременно.

1

Съберете окончателния пакет

Подписан договор, одобрен формуляр, бюджет, партньорско споразумение, решения от оценката, програмни ръководства и официални разяснения.
2

Отбележете специалните условия

Проверете условията преди конкретни дейности, промените при договарянето, намаления бюджет, препоръките и допълнителните документи.
3

Разделете проекта на етапи

Определете вътрешни срокове за подготовка, възлагане, изпълнение, приемане, плащане, доказателства, въвеждане и проверка.
4

Свържете дейностите с бюджета

Уточнете партньора, категорията, очакваните разходи, начина на избор на изпълнител и отчетния период.
5

Създайте общ календар

Включете дейности, възлагания, продукти, индикатори, срещи, отчетни периоди и вътрешни срокове на партньорството.
6

Определете единна система за документи

Договорете папки, имена на файлове, версии, достъп, одобрение, подписани екземпляри и архивиране на кореспонденцията.

Контролна карта

Преди началото проверете

Дейността е включена в одобрения формуляр.
Отговорният партньор е правилно определен.
Има наличен и подходящ бюджет.
Срокът включва подготовката и възлагането.
Продуктът и доказателствата са предварително уточнени.
Известни са изискванията за комуникация и видимост.
Отклонението не изисква предварително одобрение.
Екипът знае какво трябва да събира и съхранява.

Ранни предупреждения

Рискови сигнали още в началото

Различни версииЕкипът работи по различни бюджети, графици или формуляри.

Дейност без доказателствоИзвестно е какво ще се направи, но не и как ще се докаже.

Бюджет без връзкаИма сума, но няма ясна връзка с продукт, резултат или задача.

Неясна отговорностНяколко души очакват друг да подготви документа или да следи срока.

Късно възлаганеПроцедурата за външен изпълнител не е включена в реалния график.

Неизпълним индикаторИма целева стойност, но няма реалистичен план за постигане и доказване.

Практически стартов пакет

Подгответе шест работни инструмента

Те не заменят програмната система, а помагат на екипа да следи изпълнението между отделните отчетни периоди.

01

Матрица на дейностите

Дейност, партньор, отговорник, срок и статус.

02

Регистър на продуктите

Продукти, индикатори, целеви стойности и доказателства.

03

Бюджетен тракер

Планирани, договорени, извършени, платени и отчетени разходи.

04

Общ календар

Договорни, партньорски и вътрешни срокове.

05

Регистър на решенията

Решение, дата, отговорник и необходимост от одобрение.

06

Структура на архива

Единен модел за папки, файлове, версии и подписани документи.

Готовност за старт

Готови сте да преминете към изпълнението, когато…

Одобреният проект вече не е само набор от документи, а общ план, който всички партньори разбират и могат да следват.

всички работят по една и съща одобрена версия;
договорните и специалните условия са прегледани;
всяка дейност има партньор и конкретен отговорник;
дейностите са свързани с бюджет, срок и резултат;
предварително са определени необходимите доказателства;
вътрешните срокове са по-ранни от програмните;
има обща система за документи и версии;
рисковете и неяснотите са обсъдени преди началото.