Отчитане

• Документи за изпълнените дейности и приетите продукти: доклади, анализи, протоколи и други приложими материали.
• За събития: програма, присъствени списъци, материали и снимки, според изискванията за дейността и начина на отчитане.
• Доказателства за индикаторите и целевите групи. Избягвайте повторно броене на едни и същи участници.
• Материали за публичност и видимост; обяснение за трансграничния принос и хоризонталните принципи, когато се изисква.
• Информация и приложими документи за възлагането и договорите. Те не заместват доказателствата към заявените разходи.

Водещият партньор въвежда графика за отчитане в JEMS до 10 работни дни от влизането в сила на договора за субсидия; графикът се одобрява от Съвместния секретариат.

Annex 9 се представя в началото и с окончателния PPR. Към окончателния отчет се изискват също Final Project Summary (Annex 3.1) и качествени снимки във формат JPEG. Проверете актуалния образец на обобщението при програмата.

Annex 3 е информационен образец за PPR; използването му при недостъпност на JEMS трябва да е съобразено с указанията на програмата.

За всеки разход съберете свързаните доказателства в ясно именуван пакет. ПИМ препоръчва ZIP към съответния ред: договор и приложения, фактура, платежни документи, приемане и приложими доказателства за изпълнението.

Документите на хартия се сканират от оригинала в PDF. Електронните оригинали се прилагат в електронния им вид. Поддържайте подредено досие на възлагането, включително оферти и оценка, когато са приложими.

Полето „Sensitive“ ограничава достъпа до описанието, коментарите и приложенията за потребители без съответните права; то не изключва достъпа на оправомощените проверяващи.

При първото отчитане на разход по договор приложете подписан Annex 10 — проверка за конфликт на интереси, с имената на проверените лица. Изискването обхваща и прякото възлагане.

За българските партньори проверете Annex 5.1 и указанията Annex 5.1.1. Annex 13 за ограничителните мерки е приложим при договорите в посочения в ПИМ обхват на директивите за обществените поръчки.

Конфликтът на интереси е обща тема при управлението на проекти; тук е посочено конкретното документално изискване на България–Сърбия.

Контрольорът може да поиска допълнителни документи чрез „Control communication“ в JEMS. ПИМ посочва 5 дни за отговор. Срокът на проверката се удължава с времето от искането до получаването на удовлетворителните уточнения.

Разход със статус „parked“ може да бъде представен в следващ отчет с необходимите доказателства; това не е окончателно отхвърляне.

След приключване се предоставят подписаните сертификат, контролен доклад и контролен лист, както и справката Expenditure Verification. Проверявайте съобщенията и настройките за известяване в JEMS.

Използвайте Annex 7 с конкретни основания и подкрепящи документи. Жалбата се подава към Управляващия орган заедно с искането за плащане — Annex 6. Жалба, подадена след искането, не се разглежда по описания в ПИМ ред.

Процедурата по обжалване може да спре възстановяването на средствата до решението.

• Annex 6 — искане за плащане от водещия партньор.
• Сертификати и приложимите документи от националния контрол.
• Annex 1 — от водещия партньор.
• Annex 11 и доказателства за ДДС за българските партньори, когато са приложими.
• Annex 12 / приложимият образец за всеки партньор, който заявява средства; подготвя се за конкретното искане.
• Annex 7 — при обжалване.
• Допълнителни документи за de minimis, когато са приложими, включително Annex 12.2 при окончателното искане за съответните предприятия и регистър за помощта към трети лица при приложимата покана.

Пакетът се прилага в Project Report Annexes в JEMS, като ПИМ препоръчва ZIP. Искането и приложенията се изпращат също на e-mrrb@mrrb.government.bg, по реда на §7.3.

ПИМ предвижда искане за аванс в рамките на 45 дни от влизането в сила на договора. Авансът е 20%; при инвестиционни проекти може да е разделен на два транша по 10%, при договорните условия.

Проверете Annex 6, Annex 1 и условията за съответния транш. Авансът не замества отчитането на извършените дейности и разходи.

Не определяйте дата за унищожаване само по датата на края на проекта.

• PIM §7.8 и декларацията в Annex 6 посочват поне пет години след уведомлението на УО за верифицираните суми по окончателното искане.
• PIM §11.1 посочва пет години от 31 декември на годината на окончателното плащане от УО към водещия партньор.
• Член 82 от Регламент 2021/1060 предвижда петгодишен срок от 31 декември на годината на последното плащане от УО към бенефициента, без да се засягат правилата за държавните помощи; предвидени са и основания за прекъсване.

ПИМ съдържа различни отправни моменти и в раздела за плащанията. Съпоставете договора, програмните указания и приложимите национални и други срокове; при различия поискайте писмено уточнение преди унищожаване на документи.