05. Разходна категория
Външната услуга не е допустима само защото е предвидена в бюджета и има издадена фактура. Тя трябва да е необходима за проекта, правилно възложена, изпълнена от допустим доставчик, приета с проверим резултат и платена по проследим начин.
Проектна необходимост
Избор на изпълнител
Договор и резултат
Приемане и плащане
Правилна категория
Наименованието „експерт“ не е достатъчно. Проверете правоотношението, страните по договора и получения резултат.
Персонал
Работата по трудово или служебно правоотношение обичайно се разглежда в категорията за персонал.
Външна услуга
Организация или лице извън партньорството предоставя договорена специализирана услуга и проверим резултат.
Какво попада в категорията?
Точният обхват се проверява по правилата на програмата, одобрения бюджет и договора за проекта.
Проучвания, оценки, стратегии, планове, техническа, юридическа и друга специализирана помощ.
Уебсайтове, информационни системи, комуникационни продукти, дизайн и публичност.
Обучители, лектори, преводачи, зали, техническо обезпечаване и организация на срещи.
Финансово управление, специализирани счетоводни, контролни и други експертни услуги.
Пътуване и настаняване на външни експерти, лектори, модератори и доставчици, когато са част от услугата.
Граници с другите категории
Преди избора
Не избирайте изпълнител, преди да знаете какво точно трябва да бъде създадено, доставено или проведено.
Коя одобрена дейност изисква услугата?
Каква работа трябва да бъде извършена?
Какво конкретно ще бъде предадено и прието?
Кога трябва да бъде готово и как е обоснована стойността?
Избор на изпълнител
Тази секция е практичен мост към отделната тема „Обществени поръчки“ и не заменя проверката на конкретния правен режим.
Когато статутът и стойността изискват процедура по приложимото законодателство.
Когато програмният или националният режим предвижда публичен избор.
За обосноваване на стойността и подготовка на недискриминационни условия.
Само когато е допустимо, мотивирано и документално проследимо.
Прилага се заедно с всички по-високи национални и програмни изисквания.
Проверете специалните прагове, шаблони, ограничения и изисквания.
Проверим договор
Добрият договор превръща очакването в измерима задача, продукт, срок, цена и начин на приемане.
Какво точно трябва да бъде извършено.
Какво трябва да бъде предадено и в какъв формат.
Междинни и крайни дати, корекции и зависимости.
Начин на изчисляване, условия и приспадания.
Критерии, правомощия и използване на резултата.
Неясно: „Консултантска подкрепа по проекта.“
Проверимо: конкретна структура, обхват, формат, срок и критерии за приемане.
Доказване на изпълнението
Комплектът доказателства трябва да отговаря на естеството на услугата и на договорения резултат.
Проверка преди плащане
Проверете не само дали нещо е предадено, а дали е пълно, качествено, навременно и съответства на договора.
✓Обхватът, качеството, количеството и срокът съответстват на договора.
!Приетата стойност се намалява или се поставят конкретни условия за корекция.
×Несъответствието се отстранява преди приемане и плащане.
Цена, фактура и плащане
Комплексни услуги
При организация на събитие сравнете реално предоставените услуги с броя участници, договора, офертата и доказателствата.
Пътуване на външни експерти
Разходът остава в категорията на външната услуга и не се премества към пътуването на персонала на бенефициера.
Предвидено е в договора.
Свързано е с конкретна задача.
Ясно е дали е включено в цената.
Има доказателства и приложими лимити.
Няма двойно плащане.
Промени и допълнителна работа
Промяната трябва да има валидно основание, да е допустима по процедурата и договора и да действа от ясна дата.
Променя ли се съществено предметът на първоначалното възлагане?
Има ли основание, нов график и отражение върху резултата?
Има ли бюджет и допустимо ли е увеличението?
Не е ли нова услуга, която изисква отделен избор?
Разрешен ли е и отговаря ли на договорните условия?
Получено ли е предварително, когато се изисква?
Документална следа
Рискови сигнали
Една формално изрядна фактура не отстранява проблем в категорията, избора, договора или реалното изпълнение.
Персонал, оборудване или строителство е отчетено като външна услуга.
Партньор фактурира собствена проектна задача на друг партньор.
Няма конкретен и проверим резултат.
Работата е започнала преди валидното възлагане.
Една обща необходимост е изкуствено раздробена.
Свързано лице участва в подготовката, избора или приемането.
Стойността не съответства на пазара, обхвата или качеството.
Има платежни документи, но липсва доказателство за изпълнение.
Протоколът не съдържа реална проверка на качеството и количеството.
Допълнителна работа е извършена без валидно изменение.
Един резултат или разход е заявен повторно.
Бенефициентът няма необходимия достъп или право да използва продукта.
Финална самопроверка