10. Проверка преди отчитане
Дори когато разходът изглежда допустим, може да има предупредителни сигнали, че нещо липсва, не съвпада или не е доказано достатъчно ясно. Целта е проблемите да бъдат открити и изяснени преди включването на разхода в партньорския отчет.
Какво е рисков сигнал?
Риск може да възникне при липсващ документ, противоречие, нелогична дата, необяснима разлика в стойностите, неясна проектна връзка или непълна документална следа.
Ключов документ или задължителен реквизит не е представен.
Различните документи показват различен предмет, период, количество или стойност.
Хронологията или финансовата последователност не може да бъде обяснена.
Разходът не може да бъде свързан с проекта, плащането, счетоводството или Jems.
Как да използвате страницата?
Риск: неясна проектна връзка
Документите не сочат конкретна дейност.
Липсва връзка с резултат или продукт.
Не е ясно кой партньор носи разхода.
Количеството или мащабът изглеждат необосновани.
Описанието е твърде общо, за да покаже проектната необходимост.
Риск: неправилна бюджетна категория
Класификацията влияе върху приложимите правила, начина на доказване и допустимия размер.
Външно възложена дейност не следва да се представя като разход за собствен персонал.
Активът, консумативът и наемът имат различно третиране.
Трайно вградените елементи могат да следват строителния обхват.
Не се заявява отделно разход, който вече е покрит чрез приложима единна ставка.
Една и съща стойност не се възстановява едновременно по два начина.
Риск: документите си противоречат
Договорът, резултатът, приемането и фактурата описват една и съща доставка или услуга.
Фактурираните единици съответстват на действително приетите.
Разликите са обясними чрез аванс, удръжка, корекция или кредитно известие.
Доставчикът, получателят и платецът съответстват на основанието.
Документите се отнасят до една и съща дейност, период и местоположение.
Въведените полета и заявената стойност съответстват на доказателствата.
Риск: нелогични дати
Договор, заповед или друг акт.
Дейността или доставката се реализира.
Резултатът се проверява и приема.
Задължението се начислява и урежда.
Разходът се отразява и включва в Jems.
Риск: сумите не съвпадат
Риск: липсва доказателство за изпълнение
Фактурата показва начислена стойност, но не доказва сама по себе си резултата.
Липсва краен продукт, доклад или друга проверима следа.
Представен е само общ текст без конкретно съдържание.
Не може да се установи количество или обхват.
Не е ясно кога и къде е извършена дейността.
Не е ясно кой е изпълнил работата.
Резултатът не може да бъде отворен, видян или използван.
Риск: липсва приемане
Компетентно лице потвърждава конкретен резултат, количество и качество.
Има протокол, но не е ясно какво и как е проверено.
Няма потвърждение, въпреки че договорът или естеството на разхода го изискват.
Риск: плащането не е проследимо
Има ли банково извлечение или банков статус за изпълнение?
Сумата свързана ли е с конкретната фактура?
Получателят и банковата сметка съответстват ли?
Пакетното плащане има ли разбивка?
Приспаднати ли са авансът, удръжките и върнатите суми?
Риск: счетоводството не позволява проследимост
Счетоводният запис свързва първичния документ, плащането и стойността, заявена в отчета.
Разходът може да бъде отделен от общото счетоводство.
Първичният документ и доставчикът са идентифицируеми.
Записът съответства на отчетената стойност и данъчното третиране.
Сторниранията, кредитните известия и възстановяванията са отразени.
Риск: ДДС, валута или специален финансов случай
Приложен ли е правилният режим и съответства ли на документите?
Въведени ли са правилно оригиналната валута и оригиналната стойност?
Приспаднат ли е при междинното или окончателното плащане?
Допустима ли е и изчислена ли е само за проектния период и използване?
Има ли възстановяване или финансиране от друга схема, доставчик или застраховател?
Последващата промяна видима ли е в счетоводството и Jems?
Риск: резултатът или активът не може да бъде установен
Особено внимание е необходимо при оборудване, инфраструктура, строителство, събития и външни услуги с конкретен краен продукт.
Ясно ли е къде се намира активът или къде е изпълнена дейността?
Има ли сериен, инвентарен или друг уникален номер?
Активът или резултатът действително наличен и използваем ли е?
Снимките и протоколите доказват ли конкретния резултат, а не обща среда?
Риск: файлове и въвеждане в Jems
Файловете са четими, пълни и правилно ориентирани.
Имената показват какво съдържа документът.
Документът е прикачен към правилния разходен айтъм.
Полетата за дата, доставчик, сума и валута съответстват.
Няма ненужни дубликати или липсващи страници.
Item-12_Invoice.pdfItem-12_Bank-Statement.pdfItem-12_Accounting.pdf
Зелен, жълт и червен сигнал
Документите са пълни, логиката е ясна и разходът е готов за отчитане.
Има неяснота или дребно несъответствие. Нужни са документ или пояснение.
Липсва ключов документ или има сериозно противоречие. Разходът не се отчита преди изясняване.
Какво да направите, ако откриете риск?
Действието зависи от характера на проблема и от това дали той може да бъде отстранен преди подаването на отчета.
Липса, противоречие, грешна категория, стойност или системно въвеждане.
Добавете липсващ документ или поискайте конкретно пояснение.
Актуализирайте стойността, категорията, счетоводството или полетата в Jems.
Уверете се, че промяната е отразена в цялата документална следа.
Разходът може да бъде включен в следващ отчет, когато условията го позволяват и проблемът е отстранен.
Финална проверка преди отчитане
Финален checklist
няма неизяснен червен сигнал;
жълтите сигнали са изяснени и документирани;
документалната следа е пълна и логична;
стойността може да бъде възпроизведена;
резултатът е установим и проверим;
счетоводството и Jems съответстват;
независим проверяващ може да проследи разхода без догадки.
Продължете нататък